مدخل في وظيفه التخزين

مدخل في وظيفة التخزين

إن وظيفة التخزين تعتبر من الوظائف الهامة في كافة المشروعات في الوقت الحالي سواء كانت هذه المشروعات مشروعات صناعية،مشروعات تجارية ، مشروعات تجارية،مشروعات زراعية،مشروعات مالية ، مشروعات تعاونية أو مشروع خدمات حيث أن هذه الوظيفة أصبحت تؤثر إلى حد بعيد في نجاح أو إخفاق هذه المشروعات في تحقيق أهدافها المحددة وبلوغ غاياتها المنشودة
ولقد أصبحت كفاية هذه المشروعات في إنجاز أعمالها تقاس مدى قدرتها على توفير وتخزين المواد والمهمات والمستلزمات الآلية التي تكفي حاجاتها لفترات محددة على أساس علمي يعمل على توفير مستوى الخدمة المطلوبة من هذا التخزين بأقل تكلفة ممكنة
1-ماهية وطبيعة وظيفة التخزين:
التخزين إحدى وظائف المشروع الرئيسية التي يتم القيام بها حتى يمكن تحقيق أهداف المشروع والتخزين يمثل رغبة ملحة من رغبات الإنسان ساعد على إثارتها طبيعة العصر ونمط الحياة وما يحيط هذا العصر وهذه الحياة من شيوع لظروف عدم التأكد بالنسبة للمستقبل وما يدور فيه ولقد تمت وترعرعت هذه الرغبة وهذا النشاط إلى أن أصبحت في عصرنا الحالي جزءا هاما من النشاط الاقتصادي الذي تستثمر فيه قدرا ضخما من رأس المال ويعمل فيه عددا كبيرا من الكفاءات والمهارات ويحتل قدرا شاسع من المساحات والفراغات
ونظرا لخطورة هذه الوظيفة في مجالات الإنتاج الصناعي والتجاري فإنها أصبحت تتطلب جهازا إداريا مزودا بالكفايات والخبرات البشرية يمكنها تحمل المسئوليات الكبار التي تقتضيها طبيعة العمل في هذه الوظيفة
والتخزين هو الوظيفة التي تقوم على الحفاظ على البضاعة (أو تشوينها) خلال الفترة ما بين إنتاجها والوقت الذي تطلب فيه تلبية للحاجة إليها
وتبدأ مهام التخزين بعد الانتهاء من أعمال الشراء حيث تستهل أعمالها باستلام الخامات والمواد والسلع المشتراة والحفاظ عليها لحين طلبها من إدارة الإنتاج أو جهة الاستخدام أو غيرها لذلك فإن التخزين لا يعمل بمعزل عن الشراء فكلاهما في الواقع شقاق لوظيفة واحدة فعملية تخزين المواد والمهمات اللازمة للتشغيل والتصنيع لا تقل أهمية عن عملية شراء هذه الأصناف فالضرورة تقتضي دائما الحفاظ على هذه الأصناف المشتراة ومراعاة الدقة والسرعة في صرفها وضبط الحركة لدورانها في المخازن بهدف التخلص من الراكد منها واستثمار أقل قدر ممكن من رأس المال اللازم لتحقيق الحد الأدنى للمخزون الذي يعبر عن الكمية الاحتياطية التي تستخدم فقط عند الطوارىء والتي من شأنها أن تؤمن المشروع ضد هذه الطوارىء
ولقد زاد من أهمية وظيفة التخزين في السنوات الأخيرة زيادة التخصص وتقسيم العمل في محيط الصناعة حيث تحاول المشروعات أن تركز جهودها على إنتاج خطوط معينة من المنتجات ثم تشتري ما تحتاج إليه لصنع هذه المنتجات من المواد الأولية والأجزاء نصف المصنوعة أو حتى بعض الأجزاء الكاملة الصنع والتي تدخل مباشرة في صناعة هذه المنتجات والمهمات والتجهيزات الرأسمالية ولذلك فإن وظيفة التخزين قد أصبحت تحتل جزءا ومكانا مرموقا في المشروعات على اختلاف أنواعها سواء صناعية،تجارية،زراعية،خدمية أو مصالح حكومية وتعتمد هذه الأهمية النسبية لهذه الوظيفة على طبيعة وحجم الصناعة وبحسب حجم المشروع ونشاطه لذلك يجب أن تعطي لهذه الوظيفة العناية الخاصة بها مما يتفق وطبيعة المشروع ومجال نشاطه
2-أهمية وظيفة التخزين:
إن وظيفة التخزين تعتبر إحدى الوظائف التسويقية الاقتصادية التي لا يمكن الاستغناء عنها وهي ليست وليدة العصر الحالي ولكنها قديمة قدم الإنسان على وجه البسيطة وما قصة سيدنا يوسف عليه السلام إلا دليلا على أهمية تلك الوظيفة على مر العصور وتعاقب الأيام لقد لعبت هذه الوظيفة وما تضمنته من سياسات حكيمة وضعها سيدنا يوسف دورا هاما في مواجهة الظروف القاسية خلال السبع سنين العجاف كذلك كان الإنسان البدائي يقوم بها بعد أن تحول من نظام الإنتاج المباشر إلى نظام الإنتاج غير المباشر
وبالرغم من هذا التاريخ القديم والحافل لهذه الوظيفة ودورها في الحفاظ على الاستمرارية والبقاء للعنصر البشري ومنظمات أعماله إلا أن الاهتمام بها لم يصل إلى الدرجة والمستوى اللائق هذا إلا حديثا وعلى المستوى العلمي والأكاديمي فقط وليس على المستوى التطبيقي أو الواقعي
ويمكن أن نوضح أهمية هذه الوظيفة من خلال الجوانب التالية:
أ-التخزين يؤدى إلى خلق ما يعرف بالمنفعة الزمنية حيث يتم تخزين المواد والمهمات والمستلزمات الإنتاجية لحين استخدامها في الإنتاج أو من تلك الفترات التي يتم خلالها إنتاج هذه المستلزمات إلى تلك الفترات التي يتم خلالها استخدام هذه المستلزمات أو بمعنى آخر من الوقت الذي يقل فيه الطلب على هذه المنتجات إلى الأوقات التي يزيد فيها الطلب على هذه المنتجات
ب-التخزين يؤدى إلى خلق منفعة مضمونية السلعة وذلك عن طريق التأثير على طبيعة الموجودات المخزنية بغية إحداث تغيير في طبيعتها أو شكلها وخير مثال على ذلك ما يحدث في الأخشاب والتبغ...الخ
ولذلك فإن وظيفة التخزين تعتبر وظيفة ضرورية لتأمين الحصول على مواد وسلع لازمة للعمليات الإنتاجية بمواصفات معينة مستحدثة
ج-التخزين يساعد المشتريات على القيام بمسئولياتها على أكمل وجه بدون التخزين لا تستطيع المشتريات ضمان توفير احتياجات المشروع من المواد والمهمات والمستلزمات الآلية في الوقت المناسب فالشراء لا يتحقق إلا باستلام الأصناف المشتراة والتأكد من مطابقتها للمواصفات السابق تحديدها من قبل
د-التخزين ضروري لمواجهة المقتضيات الطبيعية للصناعة فعلى الرغم من التقدم الكبير في وسائل النقل والمواصلات ووسائل الاتصال في عصرنا الحديث مما أدى إلى السهولة الكبيرة في عمليات تحويل السلع من مواطن إنتاجها إلى مواطن استهلاكها أو استخدامها إلا أن طبيعة الصناعة ما زالت تستلزم ضرورة القيام بتخزين كميات هائلة من السلع والمواد لمواجهة مقتضيات وظروف الإنتاج
ه-إن وظيفة التخزين تعتبر مهمة نظرا لارتفاع قيمة الموجودات المخزنية حيث قد يصل قيمة رأس المال المستثمر في المخزون 10% إلى 25% من الإنفاق الكلي في المشروع كما أن تكلفة التخزين تمثل في بعض الأحيان حوالي 20% ، 80% من إجمالي تكلفة السلعة وعلى ذلك فإن أي محاولة تبذل لرفع مستوى كفاءة الأعمال المخزنية سوف يعود بالنفع الكبير على المشروع سواء في صورة انخفاض في تكاليف إنتاج منتجاته وبالتالي أسعار هذه السلع أو في صورة تخفيض تكاليف تمويل احتياجاته

و-وظيفة التخزين تعتبر وظيفة ضرورية وهامة لمواجهة ظروف الإنتاج والاستخدام فقد تنشأ الحاجة إلى التخزين للسلع التي يكون الطلب عليها موسمي (أو غير منتظم) بينما يكون إنتاجها مستمرا وخير مثال على ذلك: المراوح الكهربائية ذات الطلب الصيفي والمدافىء ذات الطلب الشتوي فإذا ما كان إنتاج هذه السلع على مدار العام فإنه يجب تخزينها والمحافظة عليها حتى يبدأ موسم استهلاكها أو استخدامها كذلك قد يتم إنتاج المواد المستخدمة في الإنتاج موسميا في حين أن استخدامها في الإنتاج يتم على طول مدار السنة هنا يتطلب الأمر ضرورة تخزينها حتى لا يتعرض الإنتاج للتوقف أو التذبذب مثال: المنتجات الزراعية أي أن التخزين في هذه الظروف يقوم بدور تأمين تحقيق التوازن بين وقت توفر المواد وبين وقت استخدامها الحقيقي في الإنتاج ومن ثم ضمان انتظام العمل في المشروع واستقرار حاله
ز-التخزين هام وضروري حيث أنه يساعد على تحقيق الاستفادة المثلي من الإنتاج الكبير والاستغلال الكامل للطاقة الإنتاجية للمشروع
ح-التخزين ضروري في حالة المضاربة حيث يتم تخزين المواد والمهمات في أوقات انخفاض أسعارها حتى يمكن الاستفادة من فروق ارتفاعات الأسعار في المستقبل ويجب ألا يتم الخلط بين الشراء للمستقبل والذي يتم لمواجهة حاجة الإنتاج المستقبلية وبين الشراء للمضاربة الذي يهدف للاستفادة من فروق الأسعار حيث أنه في كلتا الحالتين يتم القيام بوظيفة التخزين ولكن الهدف التخزين مختلف
ط-التخزين ضروري لشيوع ظروف عدم التأكد بالنسبة للمستقبل وما يدور فيه سواء فيما يتعلق بظروف الشراء وتوافر الاحتياجات أو التوريد أو النقل حيث أن هذه الظروف متغيرة وغير منتظمة بشكل تام الأمر الذي قد يصعب معه الوفاء بحاجة المنشأة في الوقت المناسب دون القيام بوظيفة التخزين
ي-التخزين يساعد على تحقيق الكثير من الوفورات الاقتصادية للمشروع وعادة ما يتحقق ذلك من خلال ضمان استمرارية نشاط المشروع وتخفيض رأس المال في المخزون وتقليل فرص التلف والتقادم
ورغم وضوح أهمية وظيفة التخزين في الحقل الصناعي وضروريتها في الحقل التجاري ومن ثم ضرورة العناية بها إلا أنه من المشاهد وجود قصورا كبيرا وغير عادي بشأنها في القطاع العام والقطاع الخاص معا في كثير من الدول الأمر الذي أسفر عن كثير من الأضرار والخسائر نتيجة الإهمال وعدم الاكتراث والجهل والتخلف وانعدام الوعي التنظيمي والإداري عند نفر غير قليل من المشتغلين بالإنتاج الصناعي وقد أدى كل ذلك بلا شك إلى ارتفاع تكلفة الإنتاج الأمر الذي أثر بدوره على سعر البيع وبالتالي علي الأرباح ومن ثم على المركز التنافسي للمشروع وذلك بسبب أنواع الإسراف المتعددة والتي تتمثل في الخسائر الناتجة عن التلف الذي يصيب المخزون وعن العجز في كمياته نتيجة الفقد والضياع أو السرقة وعن عدم إحكام الرقابة على المخزون وعدم مراعاة تحديد مستويات التخزين (الحد الأدنى والحد الأعلى للمخزون وحد إعادة الطلب) وعن عدم مراقبة دوران البضاعة في المخازن وكذلك الخسائر الناتجة عن تطور الأذواق وتغيرها مما يجعل المشروع في حاجة للمزيد من التخزين الذي يشكل أيضا رأس مال عاطل هذا بخلاف الأضرار التي تلحق المشروع نتيجة عدم المبالاة أو رفض الاستفادة من المخترعات الحديثة سواء في استخدام أحدث الطرق في المناولة داخل المخازن أو معداتها وأدواتها التي من شأنها تيسير أعمال التخزين ورفع مستوى الخدمة وخفض التكلفة
ومن دواعي ضرورة الاهتمام بوظيفة التخزين أن تكاليف التخزين (من إيداع وتداول ومناولة.......الخ) داخل المخازن والمستودعات والمصانع تمثل نسبة عالية من تكاليف الإنتاج في المشروعات الصناعية وتوضح الإحصاءات التي جرت حديثا عن عدد غير قليل من المشروعات الصناعية الأمريكية أن تكاليف التخزين يندر أن تقل عن 10% من متوسط رأس المال المستثمر في المواد المخزونة وكثيرا ما يصل قدرها إلى 25% كلما تطلبت أعمال التخزين إتباع بعض الإجراءات والأساليب الخاصة في مجالات الحفظ والصيانة ولقد لوحظ من هذه الدراسات أن نسبة تكاليف التخزين إلى تكاليف الإنتاج الكلية ليست واحدة في جميع الصناعات أو المشروعات بل هي تختلف من صناعة إلى أخرى بل ومن مشرع لأخر فهي ترتفع بشكل ملموس في الصناعات التي يزداد فيها معدل التخزين أو التنقل سواء في المخازن نفسها أو في مراحل إنجاز العمليات الإنتاجية وهي العمليات التي تمر بها الخامات والمواد منذ وصولها للمشروع ثم القيام بإيداعها في المخازن ثم إخراجها من هذه المخازن إلى أقسام المصنع (أو عنابر التشغيل) المختلفة وقد يتخلل ذلك أعمال تخزين فرعية إلى أن يتم إنتاج السلع نهائيا لتصبح مهيأة للنقل إلى مخازن المنتج النهائي تمهيدا لشحنها عند الطلب
3-للإنتاج

3-اختصاصات ومسئوليات وظيفة التخزين:
اتضح من خلال مناقشتنا لأهمية وظيفة التخزين أن مهمة هذه الوظيفة لا تتمثل فقط في الاحتفاظ أو تخزين الأصناف المختلفة خلال الفترة ما بين الاستلام والصرف ولكنها أبعد إلى حد كبير من تلك المهمة وعلى ذلك فإنه إذا ما حاولنا إلقاء الضوء على اختصاصات (مسئوليات) هذه الوظيفة فإنه يمكن تلخيص هذه الاختصاصات فيما يلي:
أولا:مسئولية تحقيق الوفورات:
سبق أن أوضحنا من قبل أن مسئولية المخازن الأولي هي الاحتفاظ بكميات من المخزون في حدها الأدنى بما يتقابل مع احتياجات الإنتاج ولا شك أن الهدف من ذلك هو العمل تخفيض المبالغ المستثمرة في المخزون أو تخفيض رأس المال المجمد والعاطل في المخازن وتخفيض تكلفة التخزين وتخفيض احتمالات التلف والبوار وغيرها من المخاطر معنى هذا أن إدارة المخازن تساعد على تحقيق الوفورات عن طريق مساهمتها في:
-تخفيض رأس المال المجمد في المخازن إلى أقل حد ممكن
-تخفيض تكاليف التخزين
-تخفيض احتمالات التلف والبوار والتقادم
-المساهمة في تخفيض تكلفة الشراء
ولكن يجب أن ندرك هناك بعض أوجه التعارض بين مدى قيام المخازن بتقديم الخدمة المخزنية الممتازة وبين هدفها في تحقيق الوفورات فالخدمة الممتازة تتطلب الاحتفاظ بقدر كبير من الاحتياجات الإنتاجية في المخازن ولكن زيادة هذه الموجودات المخزنية تؤدى إلى زيادة تكلفة رأس المال المستثمر في هذه الموجودات بالإضافة إلى زيادة تكلفة التخزين والتلف والتقدم والضياع والسرقة لذلك يجب على المسئولين عن جهاز التخزين أن يحاولوا تحقيق التوازن بين هدفي تحقيق الوفورات للمشروع وتحقيق الخدمة المخزنية الممتازة لإدارات الإنتاج والاستخدام
ثانيا:توصيف الموجودات المخزنية:
ويقصد بذلك إعطاء مواصفات خاصة لكل نوع من أنواع الموجودات المخزنية في المخازن وتتضمن تلك المسئولية إعداد توصيف كامل وسجل شامل لتلك المواد تثبت فيه المواصفات على أن يتم مباشرة الأنشطة المخزنية طبقا لهذه المواصفات سواء كانت هذه الأنشطة تتعلق بالاستلام أو المناولة أو الصرف وقد يتم إعداد هذا التوصيف للموجودات المخزنية بواسطة إدارة المخازن وحدها أو قد يشترك معها أقسام التصميم والمشتريات وكافة الجهات التي لها اتصال مباشر بتحديد مستويات الجودة المناسبة في الكميات المشتراة
ثالثا: تصنيف وتميز الأصناف:

ثالثا: تصنيف وتميز الأصناف:
وتتضمن هذه المسئولية ما يلي:
-تجميع الأصناف المخزونة في شكل مجموعات وقد يتم هذا التجميع إما على أساس التشابه أو التكامل أو التقارب على أن تمثل كل مجموعة سلعية واحدة
-إعطاء رقم كودي أو رمز مميز لكل صنف حتى يمكن استخدامه عند الصرف أو الاستلام أو المراقبة والجرد
-بناء على الخطوتين السابقتين يتم إعداد فهرس أو دليل للمخزون يمكن العمل بمقتضاه عند إجراء أي عمليات صرف أو إَضافة وقيد أو استلام
ولا شك أن وجود مثل هذا الدليل سوف يساعد المسئولون عن المخازن في عملية المراقبة والمتابعة للموجودات المخزنية كما أنه سوف يساعد في تخطيط برامج الشراء
رابعا:الاستلام والفحص:
وتعد هذه المسئولية أولى الأعمال التنفيذية للتخزين والتي تتم بعد الشراء على أساس أنها تتلقى الأصناف المشتراة وتقوم بإجراءات استلامها بعد الانتهاء من فحصها ولذلك فإن عملية فحص الأصناف الواردة يجب أن تنجز بالتعاون والتنسيق مع المسئولين عن الاستلام وبدقة وعناية وحين ورودها مع إخطار إدارة المشتريات بذلك باعتبارها الجهاز الإداري المسئول عن أعمال الشراء بكافة المخالفات أو الانحرافات عن المطلوب فعلا في أمر الشراء سواء ما تعلق بالكم أو النوع حتى يتيسر للإدارة المذكورة القيام بدورها بإخطار المورد فورا لاتخاذ اللازم كسبا للوقت وتصحيحا للأخطاء ومحافظة على الحقوق وتحديد المسئوليات وتتلخص أعمال الاستلام والفحص في مقارنة الأصناف الواردة بما ورد في المستندات المرفقة بها من حيث العدد والوزن والحجم بغية التأكد من سلامة هذه الأصناف مع حصر حالات التلف وتوصيفها إن حدث ذلك أثناء الشحن والنقل وكذلك إجراء الفحص الفوري للأصناف الواردة للتأكد من مستوى الجودة المحددة في أمر الشراء على أنه في حالة وجود مرفوضات في هذه الأصناف يجب عزلها وحدها مع إعداد محضر وكتابة تقرير بذلك وإخطار إدارة المشتريات بتلك الأصناف
معنى ذلك أن المخازن تعتبر مسئولة عن مطابقة ما ورد من أصناف ومواد لما يجب توريده فعلا وفقا لأمر الشراء وذلك من عدة نواحي كالكمية والصنف والمواصفات المحددة (الجودة) والسعر المحدد (السعر المناسب) على هذه الأصناف المطلوب توريدها
خامسا:المحافظة على المخزون:
حيث يجب العناية بالحفاظ على المخزون من المواد والمهمات والتجهيزات الآلية حتى تظل محافظة على شكلها وحجمها وجودتها وكافة مواصفاتها ثم حمايتها من كل ما يعرضها للتلف أو الضياع مثل الحريق والأمطار والرطوبة وشدة الحرارة أو السرقة أو فعل الحشرات وحتى يمكن تحقيق ذلك لابد من القيام بأعمال التفتيش من حين لآخر حتى يتم التأكد بصفة مستمرة من سلامة المخزون وسلامة الوسائل المستخدمة في أعمال التخزين والمناولة
سادسا: صرف الأصناف المخزونة:
عادة ما تتلقى المخازن باستمرار طلبات المواد والمهمات من الأقسام أو الإدارات المختلفة في المشروع فعند ورود هذه الطلبات يجب العمل على تجميعها ومراجعتها للتأكد من سلامتها وتمشيها مع القواعد المقررة من حيث التصديق والاعتماد ومعدلات الاستخدام المحددة وبعد التجميع والمراجعة تتم إجراءات الصرف حسب النظم المتبعة مع مراعاة عدم البطيء أو التعقيد وذلك للمحافظة على تسليم هذه الأصناف إلى الجهات الطالبة في المواعيد المناسبة حفاظا على درجة انتظام العمل وتمشيا مع الجدول الزمني للإنتاج
سابعا:مراقبة حركة الوارد والمنصرف والرصيد:
وما يقتضيه ذلك من تسجيل للبيانات الخاصة هذا الوارد والمنصرف في السجلات المعدة لذلك مع رفع التقارير اللازمة إلى الإدارة المسئولة عن معدل السحب من الأصناف حيث أن هناك أصناف سريعة الحركة وأخرى بطيئة الحركة وثالثة راكدة وذلك حتى يتم اتخاذ الإجراءات اللازمة نحو إعداد الخطة الملائمة للتخزين

ثامنا:التخزين:
أي تخزين الأصناف وحفظها في الأماكن المناسبة وبالترتيب والتصنيف المناسبين وفقا للتوصيف والتميز السابق إعداده من قبل للأصناف كذلك توفير وتقسيم المساحات والمباني المتاحة للتخزين حسب الموجودات المخزنية وطبيعتها (الوزن/مقدار الفراغ اللازم) وذلك حتى يمكن إعداد التصميم الداخلي الجيد لهذه المخازن وأخيرا اختيار المعدات والأوعية المناسبة لحفظ الموجودات المخزنية وتسهيل عملية المناولة والتسليم بما يحقق أعلى كفاءة تخزينية
تاسعا:مراقبة المخزون:
ويقصد بها كافة الإجراءات والأساليب التي تتبع من أجل التأكد من أن المسئوليات السابق الحديث عنها والسياسات المرسومة والخطط الموضوعة والأوامر المتخذة والتعليمات الموجهة تنفذ على أكمل وجه وتحقق الأغراض المرجوة من إدارة المخازن
عاشرا:إعداد التقارير:
فإدارة المخازن تعتبر مسئولة عن إعداد مثل هذه التقارير ولا شك أن هذه التقارير تساعد أعمال الرقابة على المخزون على تحقيق أهدافها حيث يتسنى عن طريقها لإدارة المشروع التعرف على مدى صلاحية وكفاية خطط وبرامج التخزين كما أنها ترشد المسئولون عن التخزين عن أوجه النقص والعيوب والمخالفات التي تقع في المخازن تمهيدا لاقتراح سبل العلاج الملائمة علاوة على ذلك فإنها تقدم العون للمسئولين عند القيام بعملية التنميط والتبسيط في المواد وفي توفير السلع والمواد البديلة وفي إدخال التحسينات على أنظمة المناولة والنقل الداخلي بالمخازن
وفيما يلي أمثلة لمثل هذه التقارير:
-تقرير بالملخص العام للمواد والأصناف المخزونة وفقا لأقسامها المختلفة
-تقرير يحوى أبعاد المقارنة بين ما كان مقدرا تخزينه وبين ما تم تخزينه فعلا
-تقرير عن ملخص نشاط المخازن
-تقرير عن معدل دوران البضاعة بالمخازن
-تقرير عن مقدار العجز أو الزيادة في الموجودات المخزنية
-تقرير عن الأصناف البطيئة الأصناف السريعة والأصناف الراكدة
-تقرير عن مستويات التخزين (حد أدنى / حد أعلى ) بالنسبة لكل صنف